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名刺交換 |
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新しい自分の名刺を手にすると気持ちが引き締まるとともに、社会人として会社の看板を
背負っていることの責任をひしひしと感じものです。
その名刺の役割と言えば、ビジネスチャンスをつかむための重要な開拓ツールであるという
ことであり、大抵、ビジネスが始まる前には名刺交換を行います。
スマートで失礼のない名刺交換の仕方を身につければ、その後はスムーズに仕事を進める
ことができるでしょう。
■ 名刺の出しかた
１．必ず立ち上がって背筋を伸ばしてから名刺を取り出す。
２．テーブル越しの名刺のやりとりはマナー違反。
相手との間に障害物があるときには、回り込んできちんと正対してから行う。
３．訪問者、地位の低い方から先に名刺を差し出す。
相手に先に出されたときは、「失礼しました」「申し遅れました」とひと言添える。
４．名刺の向きは相手が名前を読めるように、つまり自分から見て逆さまの状態で差し出す。
５．社名・部署名・姓名をハッキリと名乗り、おじぎをしながら胸の高さで差し出す。
■ 名刺の受け取りかた
１．「頂戴致します」と言いながら、おじぎをしていただく。
受け取るときは必ず両手で、名刺をおしいただくようにする。
２．その場で記載されている内容に目を通し、相手の名前を記憶する。
名前の読み方がわからないときは、確認しても失礼にはあたらない。
３．相手の名前がまだ頭に入っていないときは、しばらくテーブルの上に置いておいてもかまわない。
むしろ一度しまった名刺を、何度も取り出して見るほうがマナー違反となる。
名前を覚えたら、タイミングを見計らって名刺入れにしまう。
■ 複数のときは地位の高い順に渡す
名刺交換は必ずしも一対一で行われるわけではありません。
こちらが一人で相手が複数のときや、逆にこちらが複数で相手が一人のときなど、
いろいろなケースが考えられます。
訪問した会社で、直接の担当者とその上司にあいさつする場合には、まずその上司に渡し
次に担当者という順番になります。
先方が複数のときは、年齢やポストが上の人から順に名刺交換するのが名刺交換の礼儀です。
こちらが複数の場合はどうでしょうか。
電話アポイントをとったのは自分でも、上司に同行してもらった場合は、必ず上司から先に
名刺交換し、それに続くかたちをとります。
■ 名刺はきれいに
汚れていたり、折れまがっていたり、角が擦り切れている名刺を出されたら、
あなたはどう思うでしょうか。
人を軽くみているのではないか、仕事ぶりもいい加減にちがいないと思いますよね。
名刺はビジネスマンの顔、その人自身を映し出すものです。
したがって、常に新品同様の状態を保つよう、取り扱いに注意しなければなりません。
名刺がくたびれる原因の多くは、専用の名刺入れを使わないことにあります。
定期入れや財布を代用したり、手帳などに挟み込んでおくのはやめて、専用の名刺入れを
使いましょう。
■ 名刺を切らせてしまったら
いざ名刺交換というときに名刺が切れてしまい、相手に渡せないことがあります。
先方が予想以上の大人数だったり、次々と人の紹介を受けたりする場合に起こりがちです。
こんなときは、「申し訳ございません。あいにく名刺を切らせてしまいました」とひと言
お詫びを入れた後、相手の名刺を受け取り、名刺を出すときと同じようにあいさつします。
そして次回訪れたときに、相手から求められなくても、必ずこちらから名刺を差し出しましょう。
手元にないものはどうしようもないのですが、できればこのような場面はさけたいものです。
外出前には必ず名刺の枚数を確認し、足りない場合は補充しておきましょう。
■ 名刺は貴重な情報源
名刺にはもらった相手の社名、住所、電話番号、部署、肩書き、フルネーム、事業内容などが
記されていて、それだけでも貴重な情報源といえます。
しかし、たくさんの人と名刺交換をしていると、中には名刺を見ても顔を思い出せないばかりか、
会ったという事実さえ定かではなくなるケースがでてきます。
そんなことのないように名刺の裏には、面会日時、用件や商談の中身、その人の特長や
印象などを、その日のうちに書き込んでおくと良いでしょう。
社名と名前だけではまったく思い出せなかった人も、メモを読み返すことで正確なイメージを
呼び起こすことができるものです。
また、不要になった名刺はシュレッダーにかけるなどして、情報が漏れないよう配慮しましょう。
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